Informace o zpracování osobních údajů fyzických osob

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů nebo GDPR) ukládá mimo jiné každému subjektu, který zpracovává osobní údaje učinit přiměřená organizační a technická opatření, a zajištění ochrany osobních údajů fyzických osob (členů organizace nebo pobočných spolků a klientů/uživatelů služeb).

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost Oldřich Janda Consultancy s.r.o. se sídlem Václavkova 1134/26, Židenice, 615 00 Brno, IČ 04297636, zapsaná v OR spisová značka C 89239 u Krajského soudu v Brně (dále jen OJC).

Správce osobních údajů můžete kontaktovat písemně na adrese Drážní 7, Slatina, 621 00 Brno, e-mailem gdpr@ojc.cz nebo v pracovních dnech telefonicky +420 724 721 377.

Na uvedených kontaktech můžete požadovat podrobnosti o zpracování osobních údajů a využít svoje práva ve vztahu ke zpracování osobních údajů.

Právní tituly zpracování – plnění právní povinnosti

Osobní údaje fyzických osob – zaměstnanců OJC jsou zpracovávány na základě platných právních předpisů, zejména zákoníku práce pro potřeby zajištění zúčtování mezd a daní, prokazování ve vztahu k Inspektorátu práce, k České správě sociálního zabezpečení, k zdravotním pojišťovnám a Finanční správě České republiky.

Osobní údaje fyzických osob – dodavatelů a odběratelů fyzických osob a kontaktních osob dodavatelů a odběratelů právnických osob jsou zpracovávány pro potřeby prokazování vůči Finanční správě České Republiky.

Právní tituly zpracování – plnění Smlouvy o poskytování služeb

Osobní údaje fyzických osob, klientů OJC a/nebo kontaktních osob klientů OJC, jsou zpracovávány  na základě plnění Smlouvy o poskytování služeb – bez poskytnutých informací ze strany klienta nelze účel poskytovaných služeb plnit.

Pro účel plnění Smlouvy o poskytování služeb zpracováváme: Jméno a příjmení, datum narození, adresu bydliště, IČ, DIČ, číslo občanského průkazu, informace o rodinném stavu, telefon, e-mail, případně další údaje sdělené klientem nebo subjektem osobních údajů.

U vybraných smluv o poskytování služeb vystupuje OJC na straně poskytovatele spolu s Advokátní kanceláří Jana Krouman s.r.o., IČ 05908876, jejichž vzájemná smlouva o spolupráci a mlčenlivosti zaručuje bezpečnost osobních údajů klientů OJC a/nebo jejich kontaktních osob.

Veškeré smlouvy jsou pro účely zpracování účetnictví a pro účely prokazování vůči institucím veřejné správy (Finanční správa České republiky aj.) uchovávány v elektronické a listinné podobě po dobu 10 let včetně dokladů o platbách.

Právní tituly zpracování – oprávněný zájem

Osobní údaje fyzických osob, zaměstnanců, klientů OJC a/nebo jejich kontaktních osob (včetně potenciálních klientů) a dodavatelů OJC a/nebo jejich kontaktních osob (včetně potenciálních) jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu v případě:

– prezentace členů týmu v souvislosti s výkonem činnosti OJC (fotografie/podobizna pracovníků) po dobu 3 let od ukončení pracovního vztahu;

– zajištění bezproblémového vztahu se zákazníky (i potenciálními) při akvizici zakázek a jejich plnění

(jméno, příjmení, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, případně jiné osobní údaje sdělené subjektem důležité pro zajištění kvalitního vztahu se zákazníkem) po dobu 5 let od posledního kontaktu se subjektem osobních údajů;

– zasílání informací o dalších aktivitách a službách OJC (kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon); tyto zprávy budou zasílány nejdéle po dobu 5 let od posledního poskytnutí služeb OJC klientovi;

– zajištění dodavatelských služeb a subdodávek a externího zpracování osobních údajů včetně prostého přístupu (jméno, příjmení, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefon, případně jiné osobní údaje sdělené subjektem důležité pro zajištění kvalitního vztahu s dodavatelem) po dobu 5 let od posledního kontaktu se subjektem osobních údajů;

– sledování návštěvnosti a aktivit na webové prezentaci OJC (IP adresa uživatele) po dobu 38 měsíců od realizované návštěvy webu.

Právní tituly zpracování – souhlas se zpracováním osobních údajů

Osobní údaje fyzických osob, klientů, kontaktních osob klientů a zaměstnanců OJC (jméno, příjmení a fotografie) jsou zpracovávány na základě souhlasu klientů se zpracováním osobních údajů v případě, že jsou používány k propagaci poskytovaných služeb  a PR a marketingu OJC. Souhlas je udělován na dobu 5 let, může být kdykoli písemně odvolán nebo může být subjektem osobních údajů prodloužen. Souhlas se vztahuje pouze na osobu, který souhlas podepsala nebo jinak elektronicky ověřila. Souhlas je sepsán a evidován v elektronické podobě jako samostatný dokument.

Práva fyzických osob a/nebo klientů OJC související se zpracováním osobních údajů

Máte právo kdykoliv se obrátit na výše uvedené kontakty a domáhat se svých práv, která jsou občanům – tj. zaměstnancům OJC (vč. potenciálních) nebo dodavatelům a odběratelům fyzickým osobám (vč. potenciálních) nebo kontaktním  osobám dodavatelů a odběratelů právnických osob (vč. potenciálních – dána nařízením GDPR:

• Právo na přístup k osobním údajům: Máte právo získat potvrzení, zda o Vás zpracováváme osobní údaje, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům včetně informací o tom: za jakým účelem jsou zpracovávány, o postupu zpracování, na jak dlouho budou tyto údaje uloženy a zda jsou údaje zpřístupněny dalším subjektům.
• Právo na opravu: Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. Také máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz (právo být zapomenut): Máte právo na to, aby byly Vaše osobní údaje vymazány a nebyly dále zpracovávány, pokud je splněna některá z následujících podmínek: údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; pokud jsou údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, Vy tento souhlas odvoláte a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování; vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování; vznesete námitku proti zpracování údajů zpracovávaných pro účely přímého marketingu; údaje byly zpracovány protiprávně. OJC zpracovává osobní údaje klientů fyzických osob, resp. kontaktních osob právnických osob zejména pro účely plnění Smlouvy o poskytování služeb, a není tedy možné během 5 let od skončení jejich poskytování účinně zajistit ukončení jejich zpracování. V případě souhlasu se zpracováním lze takový souhlas odvolat jen v případech, kdy byl souhlas se zpracováním osobních údajů poskytnut (marketingové a propagační účely OJC).
• Právo na omezené zpracování: Máte právo, abychom dočasně omezili zpracování Vašich osobních údajů, pokud je splněna některá z následujících podmínek: popíráte přesnost těchto údajů; zpracování bude omezeno na dobu potřebnou k ověření přesnosti údajů; zpracování je protiprávní; údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy požadujete pro obhajobu právních nároků; vznesli jste námitku proti zpracování; zpracování bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody pro zpracování převažují nad Vašimi oprávněnými důvody. Po objasnění či nápravě nepřesností, se další zpracování osobních údajů řídí zejména právním důvodem a účelem zpracování.
• Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a máte právo předat tyto údaje jinému subjektu za podmínky, že se zpracování provádí automatizovaně, a že jste údaje poskytli na základě Vašeho souhlasu nebo jsou zpracovány na základě plnění smlouvy.
• Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, pokud jsou zpracovávány z důvodu oprávněného zájmu našeho či třetí strany. V případě vznesení námitky údaje dále nezpracováváme, pokud se neprokáží závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo důvody pro obhajobu právních nároků.

Lhůta pro vyřízení žádosti

Správce osobních údajů (OJC) je povinen vyřídit žádost subjektu údajů bez zbytečného odkladu a v každém případě do 30 dnů od obdržení žádosti.

Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Správci je uložena povinnost subjekt údajů o takovémto prodloužení informovat, a to do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.

Správce nemusí poskytovat subjektu údajů informace o jeho zpracovávaných osobních údajích za situace, že subjekt už tuto informaci má (např. je zveřejněna na webových stránkách OJC www.ojc.cz).

Kontakt pro uplatnění práv subjektů osobních údajů

Správce osobních údajů můžete kontaktovat písemně na adrese Drážní 7, Slatina, 621 00 Brno, e-mailem gdpr@ojc.cz nebo v pracovních dnech telefonicky +420 724 721 377.

S případnou stížností v oblasti zpracování a ochrany osobních údajů se můžete obrátit i na Úřad na ochranu osobních údajů.